Kegagalan proyek sistem informasi dapat menjadi kekhawatiran bagi manajer proyek. Oleh karena itu, penting bagi manajer proyek untuk memiliki pemikiran preventif dan strategi untuk mengelola risiko. Risiko kegagalan proyek sistem informasi dapat disebabkan oleh berbagai faktor, seperti pemilihan teknologi yang tidak tepat, kekurangan sumber daya, perubahan persyaratan, kesalahan manusia, dan kejadian di luar kendali. Manajer proyek dapat mengurangi risiko kegagalan proyek sistem informasi dengan menerapkan langkah-langkah manajemen risiko, seperti identifikasi, evaluasi, dan pengembangan rencana mitigasi.

Baca Juga : PENGALAMAN PETUKARAN MAHASISWA MERDEKA

Apa itu Manajemen Resiko pada Proyek?

Manajemen risiko proyek adalah proses sistematis untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan merespon risiko yang dapat memengaruhi kesuksesan proyek. Risiko adalah segala sesuatu yang berpotensi memberikan dampak negatif terhadap tujuan proyek. Manajemen risiko penting untuk dilakukan karena dapat membantu proyek tetap pada jalur dan mencapai tujuannya.

Perbedaan manajemen risiko tergantung jenis proyek. Pada proyek berskala besar, manajemen risiko dapat dilakukan dengan perencanaan terperinci yang mencakup strategi mitigasi untuk setiap risiko yang mungkin terjadi. Sedangkan pada proyek yang lebih kecil, manajemen risiko dapat dilakukan dengan cara yang lebih sederhana, seperti dengan membuat daftar risiko dan memprioritaskannya berdasarkan kemungkinan dan dampaknya.

Manajemen risiko harus menjadi bagian dari proses perencanaan proyek. Manajer proyek harus mengidentifikasi semua risiko yang mungkin terjadi dan mengembangkan rencana mitigasi untuk mengurangi risiko tersebut. Dengan menerapkan manajemen risiko, manajer proyek dapat meningkatkan peluang keberhasilan proyek.

Bagaimana Mengelola Risiko?

Apakah penerapan manajemen risiko dapat meningkatkan organisasi? Jawabannya adalah Iya, Membangun protokol manajemen risiko dengan membuat seperangkat alat dan template yang konsisten ke dalam budaya organisasi dapat mengurangi biaya overhead dari waktu ke waktu. Dengan arti, setiap kali memulai proyek baru, tidak seperti harus menemukan kembali roda. Hal-hal seperti catatan dan riwayat organisasi merupakan arsip pengetahuan yang dapat menjadi pengalaman saat mendekati risiko dalam proyek baru. Selain itu, dengan mengadopsi sikap dan nilai organisasi untuk menjadi lebih sadar akan risiko, organisasi akan dapat mengembangkan pemahaman yang lebih baik tentang sifat ketidakpastian sebagai masalah inti bisnis. Perencanaan, strategi, kebijakan, dan keputusan yang lebih baik akan hadir dengan adanya tata kelola teknologi informasi yang lebih baik.

Tahap Penilaian Resiko

• Identifikasi Risiko. Cara yang dapat dilakukan adalah brainstorming dengan tim, kolega, atau pemangku kepentingan yang memiliki pengalaman relevan dari proyek dalam pengumpulan informasi untuk pengidentifikasian dan pencarian solusi mengatasi risiko. Selain itu perhatikan data historis pada proyek sebelumnya, dan gunakan proses struktur perincian risiko untuk menyingkirkan risiko dari non-risiko.
• Analisis Risiko. Melalui analisis risiko kualitatif dan kuantitatif, bagaimana risiko akan mempengaruhi jadwal dan anggaran proyek dapat ditentukan. Penggunaan perangkat lunak Project Manager berbasis cloud dapat menganalisis risiko dengan memantau proyek secara langsung, serta memberikan informasi waktu nyata, sehingga tindakan yang dilakukan berdasarkan keakuratan data.
• Tetapkan Risiko Prioritas. Untuk mengetahui sumber daya apa yang akan dikumpulkan untuk penyelesaian jika risiko terjadi diperlukan evaluasi risiko melalui pengklasifikasian daftar risiko berdasarkan prioritas tinggi, sedang, atau rendah. Berdasarkan prioritas resiko, dapat dibuat perencanaan penanggulangan risiko. Risiko prioritas tinggi membutuhkan perhatian segera karena akan menggagalkan proyek, sedangkan risiko prioritas sedang mungkin tidak mengancam keberhasilan proyek tetapi tetap mendapatkan perhatian sesuai.  
• Tetapkan Penanggung Jawab Risiko. Siapa orang yang ditugaskan bertanggung jawab atas risiko yang muncul? Penugasan harus kepada orang yang tepat untuk memastikan bahwa setiap risiko diawasi dan diselesaikan sesuai waktu. Melalui penugasan orang yang tepat berarti menjamin proyek terlindungi. 
• Menanggapi Risiko. Dalam menanggapi risiko harus diketahui dulu apakah jenis risiko positif atau negatif, dan memberikan manfaat bagi kemajuan proyek? Jika tidak, maka perlunya penerapan strategi mitigasi risiko sebagai rencana darurat untuk meminimalkan dampak risiko proyek. Selanjutnya lakukan tindakan sesuai skala prioritas risiko, untuk memutuskan rencana mana yang tepat guna mengatasi risiko. 

Baca Juga : YOASOBI Gelar Konser di Jakarta Awal 2024, Cek Harga Tiketnya:

Memantau Risiko. Penanggungjawab risiko harus terus melacak perbaharuan untuk mendapatkan gambaran yang akurat tentang keseluruhan kemajuan proyek serta sebagai acuan mengidentifikasi dan memantau jika terjadi risiko baru. Setiap tim yang terlibat dalam proyek harus mengetahui apa risiko yang sedang dan akan terjadi, sehingga dapat menetapkan pengelolaan prosesnya.