Rusliyawati, S.Kom., M.T.I.
Tim Kelompok Keilmuan Tata Kelola Teknologi Informasi
Universitas Teknokrat Indonesia
Saat mulai mengembangkan proyek sistem informasi, pertanyaan mendasar muncul, “Bagaimana jika proyek gagal? Apa yang salah?” Keputusasaan seorang manajer proyek pasti melanda. Penting bagi manajer proyek untuk memiliki pemikiran preventif dan strategi dalam mengelola risiko. Risiko kegagalan proyek pengembangan sistem menjadi isu utama yang harus diperhitungkan oleh manajemen organisasi. Penyebab utama kegagalan bisa menjadi dampak dari ketidakmampuan manajer proyek dalam mengelola isu-isu risiko dalam proyek yang bersangkutan.
Baca juga:PENGALAMAN PETUKARAN MAHASISWA MERDEKA
Definisi Manajemen Risiko
Risiko adalah segala sesuatu yang berpotensi memberikan dampak negatif terhadap tujuan dan strategi organisasi. Dalam konteks manajemen proyek, risiko diklasifikasikan sebagai masalah yang harus diidentifikasi, dikaji, dan diukur. Manajemen risiko melibatkan perencanaan terperinci untuk setiap risiko dalam proyek besar, sementara pada proyek kecil, bisa berupa daftar sederhana dengan prioritas risiko tinggi, menengah, dan rendah. Manajemen risiko harus menjadi bagian dari proses perencanaan, tujuannya adalah mengetahui risiko yang mungkin terjadi, cara pengendalian risiko, dan memastikan proyek tetap pada jalur dan mencapai tujuannya.
Implementasi Manajemen Risiko
Bagaimana cara mengelola risiko? Penerapan manajemen risiko dapat meningkatkan organisasi. Membangun protokol manajemen risiko dengan alat dan template yang konsisten dalam budaya organisasi dapat mengurangi biaya overhead dari waktu ke waktu. Catatan dan riwayat organisasi merupakan arsip pengetahuan yang dapat menjadi pengalaman saat mendekati risiko dalam proyek baru. Dengan mengadopsi sikap dan nilai organisasi untuk menjadi lebih sadar akan risiko, organisasi akan dapat mengembangkan pemahaman yang lebih baik tentang sifat ketidakpastian sebagai masalah inti bisnis. Perencanaan, strategi, kebijakan, dan keputusan yang lebih baik akan hadir dengan adanya tata kelola teknologi informasi yang lebih baik.
1. Identifikasi Risiko
Pertama-tama, identifikasi risiko merupakan langkah kunci. Melalui brainstorming dengan tim, kolega, atau pemangku kepentingan yang memiliki pengalaman relevan, informasi untuk pengidentifikasian dan pencarian solusi mengatasi risiko dapat dikumpulkan. Data historis pada proyek sebelumnya juga dapat menjadi sumber informasi berharga. Gunakan proses struktur perincian risiko untuk menyingkirkan risiko dari kategori non-risiko.
2. Analisis Risiko
Analisis risiko kualitatif dan kuantitatif membantu menentukan bagaimana risiko akan mempengaruhi jadwal dan anggaran proyek. Penggunaan perangkat lunak Project Manager berbasis cloud dapat menganalisis risiko dengan memantau proyek secara langsung, memberikan informasi waktu nyata, dan memungkinkan tindakan berdasarkan keakuratan data.
3. Tetapkan Risiko Prioritas
Setelah analisis, risiko harus diberi prioritas. Evaluasi risiko melibatkan pengklasifikasian daftar risiko berdasarkan prioritas tinggi, sedang, atau rendah. Perencanaan penanggulangan risiko dapat dibuat berdasarkan prioritas risiko. Risiko prioritas tinggi membutuhkan perhatian segera karena dapat menggagalkan proyek, sementara risiko prioritas sedang mungkin tidak mengancam keberhasilan proyek tetapi tetap mendapatkan perhatian sesuai.
4. Tetapkan Penanggung Jawab Risiko
Setiap risiko harus memiliki penanggung jawab. Penugasan harus diberikan kepada orang yang tepat untuk memastikan bahwa setiap risiko diawasi dan diselesaikan sesuai waktu. Ini melibatkan penugasan orang yang tepat untuk menjaga agar proyek terlindungi.
5. Menanggapi Risiko
Dalam menanggapi risiko, penting untuk menentukan apakah jenis risiko tersebut positif atau negatif, dan apakah memberikan manfaat bagi kemajuan proyek. Jika tidak, strategi mitigasi risiko harus diimplementasikan sebagai rencana darurat untuk meminimalkan dampak risiko proyek. Tindakan harus diambil sesuai skala prioritas risiko untuk memutuskan rencana mana yang tepat guna mengatasi risiko.
6. Memantau Risiko
Penanggung jawab risiko harus terus melacak perbaharuan untuk mendapatkan gambaran yang akurat tentang kemajuan proyek. Tim yang terlibat dalam proyek harus mengetahui risiko yang ada dan yang mungkin muncul, sehingga dapat menetapkan proses pengelolaan yang efektif.
Baca juga:Sinopsis Sweet Home 2, Ancaman Lebih Besar bagi Penyintas Green Home
Dengan mengikuti langkah-langkah ini, proyek pengembangan sistem dapat dijalankan dengan lebih efisien dan mengurangi kemungkinan kegagalan. Manajemen risiko bukan hanya langkah pencegahan, tetapi juga strategi untuk memastikan keberhasilan setiap tahap proyek.
